委託費の未払い

発生年月日

令和5年3月31日       

事案

　令和4年度に岩手支部が業務委託した案件のうち、令和5年3月31日に業務完了した1件の委託費について、未払いであることが判明した。受託者が保管していた記録によると、業務終了日である令和5年3月31日に岩手支部職員が受理した事跡があるも、岩手支部経理担当者が請求書を受理した記録がなく、所在不明となってしまった。

発生原因

  請求書を受理した後の管理体制の不備によるもの。また、契約締結から業務完了までの一連の流れの進捗管理が不十分であり、請求書の引継ぎ・管理において管理者、担当者のリスク管理の意識が希薄であった。

判明年月日

  令和5年9月8日

判明契機

　受託者からの問い合わせにより判明。  

対応

　支部内の担当部署を捜索するも発見に至らなかったため、受託者へ謝罪のうえ請求書を再発行してもらい、速やかに支払いを行った。

再発防止策

　未請求、未払いを確実に確認できるように、業務委託契約と請求書支払処理を関連付けて管理する必要がある。

　対策としては、請求書を受け取る者を固定し、引き継ぎ漏れや紛失リスクを回避する。また、調達事務を管理しているチェックシートに新たに「請求書受付年月日」の欄を設け、契約から支払いまで一連で記録していくこととする。さらに、会計システムにより長期未払い案件がないか定期的な確認を徹底する。