再委託申請書に関する申請承認もれについて

発生年月日

令和7年4月23日

事案

令和７年度特定保健指導業務委託において、委託業者が業務の一部（個人情報を取り扱う一部の文書発送業務）を別業者（以下、再委託業者）に再委託する際に、山口支部へ文書による再委託の承認申請がなされないまま、再委託業者がお客様の個人情報を用いて業務を行っていました。

発生原因

再委託申請について、承認手続きに関する知識不足及び進捗管理体制が確立されていなかったため。

判明日

令和7年9月5日

判明契機

委託業者より、文書による再委託承認申請を行うことなく、文書発送業務を再委託業者に再委託している旨の連絡があり判明しました。

対応

委託業者、再委託業者ともに提供した個人情報を適切に取り扱っていることを確認し、再委託先としての要件を満たしていることを確認しました。

再委託申請に関して、文書による再委託の承認申請を行う前に、委託業者から再委託業者に対して個人情報の引渡しがあった対象者の方にお詫びの文書を発送しました。

再発防止策

再委託先の取扱いに関してマニュアルを活用した勉強会を実施し、知識及び理解度の向上を図るとともに、調達関係の進捗状況及び再委託の有無等を確認する一覧リストを作成のうえ、管理体制を確立し再発防止に努めてまいります。