令和7年10月31日
事案
山形支部が特定保健指導を委託する事業者（以下「委託事業者」といいます。）より、委託業務の一部である文書発送等業務を別の会社（以下「再委託先」といいます。）に再委託する旨の申請がされていましたが、山形支部において再委託を承認する手続きを失念しました。当該再委託に関する承認がない状態で、委託事業者から再委託先に特定保健指導対象者の個人情報が提供され、加入者様の要配慮個人情報の漏えいが発生しました。
発生原因
・山形支部において、委託事業者より再委託承認申請書を受理していたにもかかわらず、再委託の承認にかかる所定の手続きを失念しました。
・調達の際に、事業を担当する部署と契約を担当する部署間の連携が図られていませんでした。
判明日
令和7年9月2日
判明契機
委託事業者からの連絡により判明しました。
対応
・委託事業者に対し、再委託している作業を停止させ、再委託先へ提供された要配慮個人情報が適切に扱われているか、再委託先の体制等を確認のうえ、山形支部にて承認を行いました。
・要配慮個人情報漏えいの対象者様に対し、お詫びの文書を送付しました。
再発防止策
・事務処理に携わる職員間で、契約等の取り扱いや留意事項について改めて共有しました。
・今後は、年度末等の同様の業務が集中する時期に合わせ、担当部署間での打合せを通じ、必要な業務処理や書類等の確認を行い、漏れがないよう徹底します。
