保存期間内の法人文書の滅失（誤廃棄）

発生年月日

 令和6年6月12日

事案

 保存期間を１０年と定めていた、個人情報を含む法人文書が所在不明となり、経緯を調査した結果、保存期限を満了した廃棄書類に混入させ誤廃棄した可能性が極めて高いと判断したもの。
なお、これまでに本件について、外部からのお問合せや連絡はありません。

発生原因

 文書廃棄を実施する際、廃棄書類のチェック体制が構築されておらず、保存期限内の法人文書が混入していたことに気づくことができなかったもの。

判明日

 令和6年6月12日

判明契機

 事務室内の法人文書を倉庫に移動する際に判明。

対応日

 令和6年6月19日

対応

 関係者にお詫びを申し上げるとともに、個人情報保護委員会へ報告を行いました。

再発防止策

全職員に対し本事案を周知し、文書廃棄をする際には２人以上（管理者含む）が廃棄書類の中身が間違いないことを確認した後に梱包することとし、今後、再発を防止いたします。