任意継続加入者にかかる受理通知書、資格情報のお知らせ、納付書の誤封入

発生年月日

令和6年12月2日

事案

任意継続加入者にかかる「受理通知書、資格情報のお知らせ、納付書」と「資格確認書」の組み合わせ誤りによる誤封入。

発生原因

帳票等を発送箇所１件ずつ組み合わせてクリアファイルに入れ、別の職員が誤封入チェックをし封入封緘をしていますが、両工程で誤り・確認不足がありました。

判明日

令和6年12月6日

判明契機

対応日

令和6年12月6日

対応 

・加入者A様より、届いた郵便物のうち「健康保険任意継続被保険者資格取得受理通知書、資格情報のお知らせ、納付書」が加入者B様のものが同封されていると電話がありました。

・加入者B様にも確認すると、加入者A様と郵便物が一部入れ違いになっていることがわかりました。

・加入者A様、B様に事情を説明して謝罪をし、誤送物を回収して差し替えました。

再発防止策

・封入封緘作業前に、担当者が何に注意して作業するのか意識するように、発送物の受け渡し用の箱に注意喚起メッセージを貼付します。

・封入封緘作業において、発送担当2人のうち１人が封入担当、もう一人が封緘担当として作業を分けた体制とします。