岡山支部

健診受診勧奨ダイレクトメールにおける宛名印字誤りについて

令和６年６月２８日

発生年月日

令和６年５月２０日

事案

県内居住の被扶養者様へ特定健康診査受診勧奨ダイレクトメールを発送したところ、当該ダイレクトメールに印字した宛名が相違していたもの。

発生原因

勧奨対象者Excelデータの宛名として用いる漢字氏名欄が空白の対象者に対し、カナ氏名を入力しようとした際、漢字氏名欄が空白の対象者をフィルタリングし、抽出された対象者のカナ氏名を複数範囲指定して漢字氏名欄にコピー＆ペーストを実施した。この操作によりフィルタリングで画面上表示されていない対象者の漢字氏名欄が上書きされたが、それに気付かずに処理を進めたもの。

判明日

令和６年５月２６日

判明契機

宛名相違しているダイレクトメールがポストに投函されたお客様から問合わせをいただき判明しました。

対応

問合わせをいただいたお客様へお詫びを申し上げたうえ、回収させていただくとともに、宛名相違にて郵便局より岡山支部に返送されていない送付者様へお詫び文書及び返送用封筒を送付しました。

再発防止策

作業を行う支部職員に対して周知し、発生の防止を図ることといたします。