長野支部

申請内容を被保険者以外に確認したことについて

令和7年1月31日

発生年月日

令和6年12月12日

事案

支部職員が給付申請書の内容について、被保険者に確認しようとするも連絡がつかず、前回申請時に申請を提出代行した社会保険労務士（以下「社労士」）に問い合わせをしたところ、今回の申請には関与していなかったことが判りましたが、その際、被保険者以外に申請内容（個人情報）が、今回の申請とは無関係である社労士に伝わるリスクが生じました。

発生原因

直接の原因は以下によります。

・申請者に連絡が取れないため、職員Aが別の職員Bに対応を相談したところ、職員Bは当該社労士に照会するよう安易に指示をしてしまいました。（前回の申請書には当該社労士の提出代行者としての記載がありましたが、今回提出された申請書には記載がありませんでした。）

間接の原因は以下の2点によります。

・事前に当該申請者から電話相談があった際に、電話対応した職員Cが知識不足から誤った回答をしてしまい、不要な申請書の提出を求めてしまいました。また、返信用封筒の宛先に対応した職員の名前を記入せず、この事案について、他の職員に伝達をしていませんでした。

・不要であった申請書が提出された際に、明らかに事前に問い合わせがあり当支部職員が対応していることが推察できたにもかかわらず、職員Bは周りの数名の職員に聴取したのみで、当初対応した職員を特定しませんでした。

判明日

令和6年12月12日　　

判明契機

被保険者のご家族から支部に電話連絡があり判明しました。

対応

・被保険者のご家族に経緯を説明しお詫びをしました。

再発防止策

・電話での相談後に申請書を送付する際には、同封する返信用封筒に対応した職員名を記入し、申請書が届いた際に事情が分かる職員が特定できるようにします。また、他の職員に引き継ぐ際は必ず経緯を説明することとします。

・申請書の内容を加入者等に照会する場合は、協会内にある情報を可能な限り集めたうえで行います（今回のケースでは当初電話対応した職員の特定と事情確認）。特別事由の情報はシステムへの記録などにより、担当グループ内で共有します。

・申請書に記載された連絡先以外には連絡しないことを徹底します。連絡がつかない場合は管理者に相談し、管理者が適切な方法を慎重に検討したうえで、対応します。

・以上のことを、全職員に伝達し、注意喚起をはかりました。