特定健診(市町村集団健診)受診案内発送に係る返信用封筒の封入漏れについて
令和6年7月31日
事案
委託業者から集団健診の案内チラシを送付する際に、申し込みのために支部への返信用封筒1枚を同封すべきところ、同封しないまま送付してしまいました。（対象者1,855名分）
以下の2点によります。
・送付対象者の居住自治体により同封物が異なっており、本件対象者への同封物が他とは異なり返信用封筒が追加になることを、委託業者に電話で伝えたのみであったこと。
・支部担当者が委託業者に返信用封筒を渡すことを失念してしまったこと。また、支部管理者が返信用封筒を渡していないことに気付けなかったこと。
令和6年6月17日
判明契機
送付した対象者の方から支部に連絡があり連絡があり判明しました。
対応
・支部から受診対象者1,855名に、お詫びの文書と返信用封筒を改めて送付しました。
再発防止策
・支部担当者は自治体別に「同封物一覧」を2部作成し、1部は支部作業用とし、送付先データを渡す際に委託業者に渡すべき同封物を別人が照合（ダブルチェック）します。もう1部の「同封物一覧」は委託業者に渡し、業者においてもチェックし確実な作業を行えるようにします。
・本事業はR7年度も外部委託を継続実施する予定のため、次回の仕様書には当該チェック作業につき明記します。
・他に類似事例（担当者だけで完結させている業務）がないか職員にヒアリングし、把握のうえ必要に応じ作業を見直します。
