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神奈川支部

高額療養費支給申請書返戻時の誤送付について

発生年月日        

 令和3年7月14

       

事案

 被保険者情報の添付されていない申請書続紙のみ提出された高額療養費支給申請書について、受付時、審査返戻時に被保険者情報の特定を誤り、別の被保険者に返送してしまった。

発生原因

・受付時、被保険者情報欄の添付が無い申請書について、同封されていた封筒記載の氏名をもとに検索したが、正しい氏名漢字と相違していた。


申請書スキャン時に誤った情報の記号番号を入力。返戻時においても氏名漢字相違に気付かずに、返戻文書を作成したことによる。


判明日    

 令和3年7月21日


判明契機

 誤送付した方からの電話連絡による。


対応日

 令和3年7月21日


対応

・令和3年7月21日、誤送付した方へ電話連絡し、状況を説明し謝罪。

  同日訪問し、謝罪。誤送付された申請書続紙を返却いただく。


・同年7月26日申請書続紙を提出された被保険者へ電話連絡。状況を説明し謝罪。


再発防止策

・被保険者情報が欠落している申請書について、送付者一覧を活用し申請者を特定できるようにする。申請者を特定できない場合、記号番号は入力しないままスキャンを実施する。


・審査時において記号番号の記載が無い場合、氏名、生年月日、住所で確認するが、それでもなお、申請者の特定が不可能である場合は、漢字とカナによる検索、記載されている情報によるレセプトや発送記録等複数の情報確認、複数の職員による情報チェックにより特定し処理を行う。

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