鹿児島支部
特定保健指導業務委託機関による要配慮個人情報の漏洩
令和8年1月19日
発生時期
令和7年12月19日
事案
委託機関から事業所担当者に特定保健指導実施に係るメールを送信する際、添付の必要のない個人情報を含むファイルを誤って添付し、複数の事業所に一斉送信した。
発生原因
メール送信のために作成した送信作業用データを、誤って「メール自動送信設定用フォルダー」に保存したことでシステムが作動し、自動送信された。なお、「メール自動送信設定」は複数事業所にまたがる作業を一括で行える運用となっていた。
判明日
令和7年12月19日
判明契機
メール誤送信先の事業所担当者から委託機関への電話連絡により判明
対応
事案判明の翌営業日までに委託機関にて以下の対応を実施
・メール誤送信先の全事業所担当者へ架電にて謝罪の上、誤送信メールの削除依頼と作業完了を確認
・要配慮個人情報の漏洩となった本人に対し、事業所担当者を通した経緯の説明と謝罪
再発防止策
【委託機関実施】
・メール自動送信に係る不要な設定の確認と削除
・保存用フォルダーのネーミングルールを明確化
・複数事業所にまたがる同時作業の禁止
・全従事者を対象とした情報保護研修
【協会けんぽ実施】
・月例報告会を通した委託業務進捗管理の徹底