令和05年12月28日
事案
任意継続資格取得申出書の不備補正にともなう返戻をするにあたり作成した送付書に、取扱者が別人の任意継続資格取得申出書を封入してしまい、発送してしまったものです。
発生原因
担当者が返戻する際に、同一苗字が記載された任意継続資格取得申出書を用意してしまい、封入する際も送付書と任意継続資格取得申出書に記載された氏名・住所の内、氏のみを確認し同一人と思い込んで作業を行ってしまいました。また、封緘をする確認者も同様に送付書と任意継続資格取得申出書に記載された氏名・住所の内、氏のみの確認しかしなかったため発生したものです。
判明契機
返戻書類を送付した被保険者A様より、送付書は自分宛だが任意継続資格取得申出書が全く知らない人のものが入っているとの連絡があり判明しました。
対応日
令和5年10月16日
対応
誤った返戻書類を送付してしまった被保険者A様および任意継続資格取得申出書に記載した個人情報を流出させてしまった被保険者B様に電話連絡し経緯を説明。また、個人情報を流出させてしまった被保険者B様宅を訪問し、あらためて経緯を説明するとともに謝罪させていただきました。その後、誤って送付してしまった任意継続資格取得申出書をすみやかに回収いたしました。
再発防止策
封入・封緘時には送付書と申請書に記載された氏名と住所を必ず確認することについて、今回の事例を振り返りながら、徹底を図ってまいります。
