特定保健指導初回面談勧奨DMに記載したメールアドレスの誤りについて
事案
特定保健指導を委託しているＡ専門機関において、初回面談勧奨ＤＭを送付したところ、申込欄に記載していた申込先メールアドレスに誤りがあったものです。なお、ＤＭに記載していたメールアドレスは実在しないアドレスであり、個人情報の漏洩はございません。
対象者は、48名になります。
発生原因
専門機関において、令和6年7月より初回面談勧奨ＤＭを新デザインに変更した際、メールアドレスを手入力したため誤表記が発生し、ダブルチェック時も誤表記に気が付かなかったためです。
判明契機
Ａ専門機関からの連絡により判明しました。
対応
Ａ専門機関から、対象者48名のうち初回面談の申込がない46名に対し申込先欄に正しいメールアドレスを記載した初回面談勧奨ＤＭを発送しました。
再発防止策
Ａ専門機関において、勧奨資材作成用の連絡先一覧表を作成し、新たに勧奨資材を作成及び修正する際に、メールアドレス・電話番号を表記する際は、手入力するのではなく連絡先一覧表から引用するよう変更しました。
また、勧奨用資材の新規作成・デザイン修正を行う際は、担当者間で事前に確認項目を決めて共有し、チェックシートを作成し活用することにしました。
