長野支部

特定保健指導専門機関のメール誤送信による個人情報の漏洩について

令和6年6月30日

発生年月日

令和6年5月7日

事案

当支部の特定保健指導業務を委託している業者（以下「委託業者」という）が、特定保健指導実施予定者B様（オンラインによる初回面談を希望）に送信したメールの内容を、別のA社担当者様宛のメールに含んだまま誤って送信してしまい、要配慮個人情報を含むB様の個人情報（氏名、勤務先、保険証の記号・番号、携帯電話番号、特定保健指導の対象者であること）が漏洩してしまいました。

発生原因

以下の2点によります。

・委託業者では令和6年3月にメールの仕様を変更しましたが、担当者の認識不足から操作方法を誤り、B様とやり取りしたメールにA社担当者様宛の内容を追加してメールを送信してしまいました。

・委託業者ではメールの内容を担当者以外の者がダブルチェックすることとしていましたが、ダブルチェック者もメール本文にA社とは関係のないB様の情報が含まれていることに気付きませんでした。

判明日

令和6年5月7日　　

判明契機

A社担当者様から委託業者あてに連絡があり判明しました。

対応

・委託業者、当支部それぞれからB様とA社担当者様に事情の説明と謝罪を行いました。

・委託業務にかかるメールの送信を停止させ、メールの仕様を変更した3月中旬以降の全送信メールの確認を行うよう指示しました。

・確認の結果新たな誤りがなく再発防止策も有効と判断し、委託業者でのメール送信を再開しました。

再発防止策

・委託業者においてマニュアルを修正し、マニュアルの内容及びダブルチェック時の全文確認を徹底するようスタッフへの周知を行いました。

・委託業者では、メールのやり取りが不要となる予約システムの導入を令和6年度中の実施に向け検討しています。