令和6年4月30日
令和6年2月29日
委託事業者が行う特定保健指導の継続支援にかかる案内文書等の送付について、A様あてに送付する案内文書等の中に、B様の送付状（氏名と住所）が混入していたことに気づかずに送付したものです。
封入封緘後にカウントしたところ、1通（B様）の不足が判明。作業担当者は出力漏れと思い込み、不足分の送付状を再出力し、発送したもの。また、送付状が不足していた際の確認作業においては「不要なものは混入しない」との思い込みから内容物個々の枚数確認までは行っておらず、混入に気づくことができませんでした。よって通数が合致しなかった初期段階で、他の送付物に混入している可能性を想定し、適切に対応できなかったことが原因です。
令和6年3月6日
混入に気づいたA様より電子メールにて委託事業者へ連絡が入り判明。
令和6年3月6日、A様のご自宅を訪問し、謝罪の上、混入した書類を回収しました。
また同日、委託事業者よりB様へ連絡し、経過をご報告の上謝罪。
なお、直接伺ってお詫びしたい旨を申し上げましたが、多忙のため対応困難とのお申し出がございました。
令和6年3月7日、協会けんぽ山形支部よりB様へ連絡し、委託元として改めて謝罪を申し上げました。
以下、委託事業者に対応を指示しました。
・送付書を印刷したものは「ダブルチェック表」に完了チェックを入れ、印刷漏れを防止する。
・ダブルチェック時は、帳票毎の枚数についても確認を徹底する。
・発送予定数と現物の数が不一致の場合、上長にエスカレーションの上、全ての印刷物内容を確認するように従業員への教育を徹底する。
・初回の送付物は対象者様によって送付点数が異なるため、送付点数によってグループ分けし、混入のリスクを低減する。
