令和05年08月31日
令和05年05月中旬頃
当支部より特定記録郵便で発送したお客様の個人情報が記録されているCD-R（事業者健診結果データ作成対象者一覧）について、送付先である委託機関の内部で紛失したものです。
郵送物のあて先が前任者（すでに退職していた者）となっていたため、郵便物受け取り後の取扱いが明確でなかったこと。また、後任者への事務引継ぎが不十分であったため。
令和05年06月29日
当支部の担当者からCD-R返却の催促のために架電を行ったことにより判明。
個人情報を含むデータではあるが、パスワードを記載した紙は別管理していたためパスワードの流出はないと思われ、データも暗号化されており個人情報漏洩の可能性は極めて低いと判断したことから、委託機関に対しては「顛末書」等の提出とデータの作成を指示しました。
【支部】
・CD-Rの返却が遅れている委託機関に対しては、送付から翌月末を経過した後、確実な催促を行う。
【健診機関】
・担当者変更時に文書・電話・ファクシミリ等で報告する。
・特定記録等の郵便物の履歴管理を徹底する。
・退職者宛ての郵便物のうち、業務に関係するものについては、担当部署の責任者が開封して内容を確認、対応を指示する。
・誤って担当者以外の部署に郵便物が届いた場合は、担当部署へ確実に届け直す等院内での対応を徹底する。
・使用後のCD-Rはすみやかに返却するよう、改めて周知徹底を図る。
