健康宣言登録勧奨文書への宛先の住所記載漏れ

発生年月日

令和6年2月26日

事案

2月26日に送付した健康宣言登録勧奨文書について、本来記載される宛先に住所が記載されておらず、5,318件中3,292件が宛所不明で未送達となりました。

発生原因

本業務は、印刷及び封入封緘までを業務委託しておりましたが、宛名の記載事項の確認が不完全でした。

判明日

令和6年2月27日

判明契機

郵便局からの電話連絡により判明しました。

対応

宛名不完全による未送達となった3,292件については、宛名に住所を記載したものを委託業者において再度送付しました。また、宛名不完全の状態で送付された2,026件についても、宛名に本来記載されるべき住所が抜けた状態でのご案内について、改めて謝罪文を送付いたしました。

再発防止策

委託業者による作業手順の明示と、協会支部による宛名の複数サンプルの確認（校正確認）を作業手順に追加しました。

また、委託業者により封入封緘した郵送物についても、郵便局への差出し前に協会支部において宛先及び内容を確認することとしました。

本事案については、協会支部の全職員に対して、事案と再発防止策の周知を行いました。