令和07年10月31日

職員による書類の紛失について

発生年月日: 令和07年09月24日
事案: 加入者（被扶養者）から提出された健診結果と問診票のうち、問診票を紛失してしまいました。担当者A、Bの2名がおり、担当者Aは業務終了時に施錠できるキャビネットに書類を保管する際、問診票がないことに気が付いていましたが、就業時間内に担当者Bに問診票の処理について相談をした際Bに渡したものと思い込んでいました。翌日、担当者Bも保管していないことが判明しました。事案発生以降、引き続き捜索を行うも発見されておらず、種々の状況から、当該書類はA、Bいずれかが当日シュレッダーにて誤って裁断、廃棄してしまった可能性が極めて高いと推測されます。
発生原因: ・担当者Aが担当者Bに問診票の処理について相談した後、保管する際に誰が問診票を持っているのか充分な確認を行いませんでした。
・シュレッダーを使用する際、裁断する書類の最終確認が不十分でした。
判明日: 令和07年09月25日
判明契機: 担当者Aが問診票の処理をしようとして紛失に気が付きました。
対応: 加入者宅を訪問し、事情説明と謝罪を行い、あらためて問診票を記入していただきました。
再発防止策: ・書類を提示して複数名の職員が相談等をする場合には、書類の内容をよく確認することと、保管の際にすべての書類が揃っていることをお互いに確認します。
・シュレッダーによる裁断処理を行う際の書類の内容確認を徹底します。そのために、全グループにおいて、「誤送付・誤廃棄防止チェックリスト」（当該チェック項目を追加）にて定期的にチェックを行います。