令和07年06月30日

郵便にて受け付けた申請書の担当グループへの回付漏れについて

発生年月日: 令和07年05月12日
事案: 空のクリアファイルを入れたかごの中に、郵便にて受け付けた「資格情報のお知らせ交付申請書」が混ざり、担当グループへの回付が漏れ、「資格情報のお知らせ」の交付処理が遅れたものです。
発生原因: 受け付けた申請書を入れたクリアファイルを一時的に空のクリアファイルの束の上に置いてしまい、その上から空のクリアファイルを重ねてしまったことが原因です。
判明日: 令和07年05月28日
判明契機: 郵便の受付処理作業中、空のクリアファイルの束の中に未処理の申請書が入ったクリアファイルが混ざっているのを発見し判明しました。
対応: 担当グループへ回付し、確認したところ、被扶養者の氏名変更届の提出が必要なケースであったため、経過を説明し、お詫びするとともに氏名変更処理後にお知らせを送付する旨伝え、ご了承をいただきました。
再発防止策: 全職員に対し本事案を周知するとともに、空のクリアファイルの束の上には一時的であっても申請書を置かないことを徹底する等して再発を防止します。