令和08年09月30日

療養費支給申請書等返戻時に別人書類を混入したことによる個人情報の漏洩について

発生年月日: 令和08年08月07日
事案: Ａ様宛に療養費支給申請書等（以下、「申請書類」といいます。）を返戻する際に、Ｂ様宛の申請書類を誤って混入して発送したことにより、Ｂ様の個人情報が漏洩したものです。
発生原因: ・返戻については、本来、申請者毎に返戻すべきところ、同一世帯で複数の申請があった場合は、複数の申請書類を纏めて一つの封筒に封入し、返戻を行っていた。
・封入封緘を担当する職員は、封入封緘時に氏名と住所、他の書類等混在していないか確認しなければならないが、確認が不十分であった。
・封入封緘作業を複数名で行っており、作業者の記録を残していなかったため、封入、封緘の各作業者が明確でなく、当該確認作業に対する責任の所在が曖昧のまま作業を行っていた。
判明日: 令和08年08月07日
判明契機: Ａ様の事業所担当者からの連絡により判明いたしました。
対応: Ｂ様宛申請書類を回収し、Ｂ様に事案の経過をご説明のうえ、お詫びを申し上げました。
再発防止策: ・全ての申請について、申請書類1 件毎に封入封緘し、返戻を行います。
・誤送付防止チェックリスト及び封入封緘チェックリストによる確認を徹底し、誤りが生じた際に発見できるチェック体制を構築いたします。
・封入封緘に係る作業者と確認作業に対する責任の所在を明確にするため、封入者と封緘者のそれぞれの作業記録を残し作業を行います。