令和07年11月30日

保有個人情報開示の実施方法等申出書の誤送付

発生年月日: 令和07年09月25日
事案: 被保険者２名に保有個人情報開示に係る書類を送付する際、対象者の氏名が記載された開示実施方法等申出書をそれぞれ入れ違えて封入・送付したもの。
発生原因: 同時に２件の通知を送付する作業を行ったことで書類が混在し、封入・封緘時に中身の確認が十分にできていなかった。
判明日: 令和07年10月08日
判明契機: 被保険者からの電話連絡にて判明。
対応: 被保険者２名に対し経緯を説明のうえ謝罪し、誤って送付した開示実施方法申出書を回収し破棄しました。
再発防止策: 今後は、封入する者は封緘・確認する者に、確認すべきポイントをあらかじめ共有したうえで、チェック機能が確実に働くよう実施方法を改善するとともに、複数件発送を行う際は、確認途中で他の書類と入れ違うことが無いよう実施方法を見直します。