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納付書の誤送付について

発生年月日

平成30年08月22日

事案

返納金の定例催告時に、A様に納付書を送付すべきところ、同姓同名(漢字も同一)の別人B様に誤って納付書を送付してしまいました。

発生原因

担当者が加入情報の検索を行った際に、氏名が一致したことによる先入観から誤りに気が付きませんでした。また、その他確認者2名も誤りに気付けなかったため、本件が発生してしまいました。

判明日

平成30年08月27日

判明契機

本件について、誤って納付書を送付したB様からの連絡により判明しました。

対応

誤って納付書を送付したB様に対し、電話で陳謝、ご説明のうえ、納付書を返送いただくことにご理解をいただきました。その後、B様より納付書を返送いただきました。

再発防止策

以下の3点を再発防止策として取り組みます。
①事務処理にあたっては、複数の情報による検索を行い、本人確認を徹底します。
②重要事項について、職員間で共有できるよう明示し、ダブルチェックを徹底します。
③愛媛支部全職員に対し本件を周知するとともに、同様の事務処理誤りを起こさないよう指示・指導を行いました。(平成30年8月30日)